关于启用办公自动化系统有关工作的通知

局机关各科室：
    为了积极响应市委、市政府关于全面推行各行各业信息化建设工作的号召，进一步加快全市商务系统办公自动化建设步伐，在全市商务系统范围内建立并推广以“办公无纸化、信息电子化、决策科学化、传播网络化”为主要特点的办公自动化工作平台，创建节约型机关，提升机关工作效能，促进我市商务事业又好又快地向前发展，在考察调研的基础上，结合我局实际，现决定在局机关内部先行使用办公自动化系统，然后逐步推广至全市商务系统。现就有关事宜通知如下。
    一、提高认识、明确职责。
    商务系统办公自动化是全市商务信息化建设的重要内容，是商务部门在新的形势下提高工作质量和效率的具体体现，是商务工作走向社会化、网络化的重要举措。它既是一项长期工作，又是一项紧迫任务。所以，各科室要站在参与全球信息化浪潮的高度，进一步认识开通办公自动化的重大意义，加强领导、明确责任，确保办公自动化高效运行。
    二、严格管理、确保安全。
    办公自动化是在网络环境下传递、阅办公文的一种形式。各科室负责人要严格按照公文处理程序和各自的使用权限，作好科室公文的保密工作，对网址、口令、密码等重要标识要严格管理。同时，将办公自动化系统运行、网络安全等情况纳入了年终考核。办公室负责办公自动化使用情况的考核、文件收发管理工作和办公自动化系统的正常运行及技术服务工作。
    三、规范操作、确保质量。
    商务办公自动化系统从8月1日起正式启动运行,局机关所有内部文件的起草、签发、阅办、存档均在该系统内运行，实行无纸化办公。各种文件、信息简报和统计材料的无纸化运转流程同以往纸质办公日常工作流程类似。各位用户须在8月1日至8月31日内试用自己所有的功能。查看自己的权限、个人资料是否正确，个人电脑是否缺少插件，收发文是否畅通。在使用过程中如有需要改进和修正的地方，及时提出意见和建议。
    四、工作进度安排
    第一阶段：推广试用阶段。
    时间：2009年8月1日—9月30日
    各科室从8月1日起，凡是发送的各类文件材料，在提交纸质文件的同时，必须在办公自动化系统进行提交。在综合各领导和科室意见与建议的基础上，对办公自动化软件进行改进和完善。
    第二阶段：正式使用阶段
    时间：2009年10月1日起
    正式实行无纸化公文流转，除向市委、市政府、省商务厅及有关部门的上行文外，原则上一律实行无纸化公文流转，不再向县区、机关科室发放纸质文件，全部通过电子文档进行。
    五、培训安排
    初定于8月上旬进行办公自动化专门培训。具体时间另行通知。
    六、用户管理
    市商务局办公自动化系统网址是：192.168.1.11，局机关每个同志都分配有一个用户名和相应的使用密码，用户名为：gymbc+姓名第一个字母；初始密码为000000。请各用户登录后及时修改并妥善保管好用户密码，密码口令只限内部使用，不得外泄。
    七、市县文件资料交换
    自8月1日起，局机关各科室对县区经济和商务局下发的各类非涉密文件资料全部通过广元商务网（www.gymbc.gov.cn）的公文管理系统进行交换，原则上不再下发各类纸文件。各县区经济和商务局也须通过公文管理系统进行各类日常文件资料的交换。请办公室督促县区落实专人，及时收取文件。
    八、其它相关事项
    （一）电子文件同原纸质文件同具法律行政效力，各科室需认真负责地做好相关工作。
    （二）文件起草要按照规范的公文处理格式进行，注意字体，字号，段落格式，行间距等。
    （三）保密及安全。凡上网的用户，须遵守国家和局机关有关网络安全和保密的规定，做好计算机网络保密安全工作。   
    （四）处理时限。各用户每个工作日的首要任务是开机登录办公自动化系统浏览信息，处理相关事务。
    （五）各科室可在广元商务网（www.gymbc.gov.cn）上下载办公自动化系统客户端软件和使用说明。    
    特此通知。
      
                                                           

                                                                            二〇〇九年七月二十七日
      
      
      
      
      
      主题词:办公自动化   使用    通知
      抄送：局领导，各县区经济和商务局，存档。